Registro diario de jornada: 5 años de conflictos (y los que están por venir)26/02/2024
Registro diario de jornada: 5 años de conflictos (y los que están por venir)
La normativa, que exige a las empresas registrar diariamente las horas de trabajo de sus empleados, ha generado tensiones en la jurisdicción social debido a la interpretación de la 'fiabilidad' y 'objetividad'
Han pasado casi cinco años (desde el 12 de mayo de 2019) y la conflictividad en la jurisdicción social en torno al registro diario de jornada (especialmente el cumplimiento de la “fiabilidad” y “objetividad”) sigue siendo elevada, a lo que se suman los cambios que están por venir.
La empresa está obligada a registrar diariamente la jornada de trabajo de todos los empleados. Ese registro, según establece expresamente la normativa, debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado. Además, la empresa deberá conservar los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Hay que tener en cuenta que el registro diario de jornada es obligatorio tanto en modelos de trabajo presencial como en teletrabajo 100% remoto o en modelos híbridos (art. 34.9 del ET y art. 14 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia).
Registro diario y los 3 requisitos que se deben cumplir
Además de tener en cuenta lo que pueda disponer el convenio colectivo de aplicación en la empresa, la Inspección de Trabajo (Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección en materia de registro de jornada) ha dejado claro que el registro tiene que ser diario, no siendo aceptable la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.
Por otro lado, aunque la obligación de realizar el registro de jornada está contemplada en el art. 39.4 del Estatuto de los Trabajadores, es fundamental “recordar” que el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) se ha pronunciado expresamente sobre esta cuestión, dejando claro que el registro debe ser «objetivo» y «fiable» (STJUE de 14 de mayo de 2019. Asunto C-55/18)
En este sentido, recogiendo lo dispuesto por el TJUE, el Tribunal Supremo ha sentenciado que la correcta aplicación de la Directiva 2003/88, exige que el sistema de registro de jornada cumpla con los requisitos de ser (STS de 18 de enero de 2023):
Objetivo
Fiable
Accesible
Aunque en el caso concreto enjuiciado, se desestima la demanda interpuesta por el sindicato y se determina la licitud del sistema, lo importante de la sentencia del Tribunal Supremo es que deja claro que “la consecuencia jurídica, aunque no lo mencione específicamente el art. 39.4 ET, no puede ser otra que la de entender que cualquier sistema de registro de jornada -ya sea pactado o adoptado por la empresa-, deberá cumplir necesariamente con todos y cada uno de esos tres requisitos, debiendo declararse en caso contrario su ilegalidad”.
¿Y si la empresa incumple la obligación de registrar la jornada?
Se considera infracción grave no llevar un registro horario de las jornadas de trabajo de sus empleados. Esto conlleva una multa que puede ir desde 751 euros a 7.500 euros. Pero además, si se entiende que se han hecho horas extras que no se han abonado o compensado con descansos, esto derivaría en una consecuencia aún más gravosa para las empresas.
Y en este sentido, hay que tener en cuenta que el registro diario de jornada es uno de los focos de atención de la Inspección de Trabajo, por lo que es fundamental que las empresas cumplan adecuadamente con esta obligación
Otra consecuencia es que tenemos diversas sentencias que determinan que si una empresa incumple la obligación legal de llevar un registro de jornada de sus empleados, se presume que los trabajadores a tiempo parcial están en realidad a tiempo completo. Y esa presunción solo quedará descartada cuando el empleador acredite, sin ninguna duda, el carácter parcial del trabajo que aquellos efectúen (entre otras, STSJ de Galicia de 6 de febrero de 2023).
Además, el incumplimiento del registro diario de jornada puede conllevar a que se puedan entender incumplidas otras obligaciones laborales como es el caso por ejemplo del derecho a la desconexión digital. Hay que recordar en este sentido que todas las empresas (sea cual sea su número de personas trabajadoras en plantilla) están obligadas a elaborar un protocolo de desconexión digital, una de las obligaciones laborales más incumplidas.
El registro de jornada opera para las dos partes
La obligación de realizar el registro diario de jornada recae en las empresas. Ahora bien, las personas trabajadoras deben cumplir con las instrucciones dadas por la empresa a la hora de fichar su jornada y, si no lo hacen, pueden ser sancionadas (llegando incluso al despido si las instrucciones han sido claras y ha habido reiteración en el incumplimiento).
Por ejemplo, se ha ratificado la declaración de procedencia del despido de una trabajadora que, pese a reiteradas advertencias (y entre otros incumplimientos), no registraba diariamente su jornada en la aplicación implantada por la empresa para realizar el registro diario de jornada (STSJ de Asturias de 12 de diciembre de 2023).
En este sentido, si hay empleados que no fichan o se les olvida fichar, es aconsejable que la empresa envíe un recordatorio general de la política de fichajes y el modo de hacerlo a toda la plantilla (así como recordatorios periódicos por escrito, o colgarlos en la internet, enviarlos por mail… para que quede constancia).
Además, si hay algún empleado concreto que persiste en su actitud de no fichar o no hacerlo de la manera adecuada y conforme a la política establecida en la compañía, puede realizarse una amonestación (por escrito para que quede constancia) y advertirle que si sigue incumpliendo su obligación de registrar su jornada diaria, la empresa podrá sancionarle.
En este sentido, aquí hay que recordar la doctrina sobre los “despidos sorpresivos”, es decir, lo que no cabría es recurrir a un despido disciplinario por no fichar o no hacerlo correctamente si se ha venido aceptando esta práctica. Primero habrá que recordar que es obligatorio fichar y advertir que se va a sancionar, pudiendo llegar al despido en caso de incumplimientos reiterados.
Por otro lado, si la persona trabajadora falsea el registro de jornada, cabe sancionarle, incluso con el despido. Ya tenemos diversas sentencias declarando procedente el despido disciplinario por falsear el registro de jornada (fichar antes de tiempo, fichar horas no realizadas…). Entre otras, la STSJ de Madrid de 22 de septiembre de 2022; en ese caso, se aporta prueba de detectives).
Y a lo anterior se suma que cabe descontar de la nómina los retrasos utilizando el sistema de registro de jornada. El Tribunal Supremo ha sentenciado que cabe descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada. Entiende el TS que no constituye una multa de haber (sent. del TS de 27 de mayo de 2021).
¿Registro de jornada por huella dactilar?
La AEPD ha puesto muy difícil en la práctica poder realizar el registro diario de jornada mediante sistemas biométricos (como es el caso de fichar mediante huella dactilar) (Guía Tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos 23/11/2023)
En esta guía, se fijan los criterios para la utilización de la biometría para el control de acceso, tanto con fines laborales como no laborales, estableciendo las medidas que tenerse en cuenta para que un tratamiento de datos personales que utilice esa tecnología cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) entre otras normativas.
Tal y como se especifica en la guía:
- La utilización de datos biométricos supone un tratamiento de categorías especiales de datos de alto riesgo y, por tanto, para poder recurrir a este sistema hay que cumplir una serie de requisitos y garantías.
- El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) impone límites estrictos para el tratamiento de categorías especiales de datos, y la superación del análisis de idoneidad, necesidad y proporcionalidad
- En el caso de registro de jornada y control de acceso con fines laborales, si el levantamiento de la prohibición se basa en el artículo 9.2.b) del RGPD, el responsable debe contar con una norma con rango de ley que autorice específicamente utilizar datos biométricos para dicha finalidad.
- En el marco de estos tratamientos, el consentimiento no puede levantar la prohibición o ser una base para determinar la licitud de este, al existir un desequilibrio entre la persona a la que se somete al tratamiento y quien lo está llevando a cabo.
- En caso de pretender captar datos biométricos, de forma previa al inicio del tratamiento, será obligatoria la realización de una evaluación de impacto para la Protección de Datos en la que, entre otros aspectos, se acredite la superación del triple análisis de idoneidad, necesidad y proporcionalidad del tratamiento.
- En cuanto al control de presencia, en las opciones de implementar un tratamiento hay que considerar, entre otros, la utilización de recursos humanos, las garantías jurídicas y los procedimientos organizativos.
Por lo tanto, en la evaluación de alternativas equivalentes y menos intrusivas se han de explorar opciones que no sean solo tecnológicas.
En definitiva, es aconsejable utilizar medios de registro de jornada menos invasivos e intrusivos y, en todo caso, si una empresa está utilizando el sistema de registro de jornada mediante huella dactilar o se plantea utilizar dicho sistema, es aconsejable que consulte con expertos en protección de datos para asegurarse de cumplir con todos los requisitos y garantías.
¿Y en el futuro? Los cambios que se avecinan
Justo esta semana, el secretario de Estado de Trabajo, Joaquín Pérez Rey, ha anunciado una propuesta para introducir importantes modificaciones en torno a la obligación de cumplir con el registro diario de jornada.
Entre las medidas que se barajan está eliminar expresamente la posibilidad de realizar el registro diario de la jornada en papel, endurecer las sanciones por incumplimiento (que la sanción sea por trabajador y no por empresa) y permitir el acceso de la Inspección de Trabajo al registro horario por control remoto (digitalización). La propuesta está ligada además a la reducción gradual de la jornada hasta las 37,5 horas pero en todo caso habrá que ver cómo se materializa en la práctica y en qué queda la medida.
(Fuente ECONOMIST & JURIST)
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